ИНФОРМАЦИЯ
о деятельности архивного отдела управления Делами Администрации района
в 2023 году
В рамках решения некоторых вопросов местного значения муниципального образования Шелаболихинский район Алтайского края архивным отделом управления Делами Администрации Шелаболихинского района по вопросам организации местного самоуправления, социальной политики и кадрам (далее – архивный отдел) осуществляются комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Одной из важнейших задач в деятельности архивного отдела является популяризация архивной отрасли, повышение её статуса, привлечение большего интереса к использованию архивных документов, изучению ретроспективной информации, содержащейся в них.
Наиболее популярной и важной формой использования документов архива является исполнение запросов.
Таким образом, в течение 2023 г. архивным отделом в рамках предоставления муниципальных услуг исполнено 352 запроса тематического и социально-правового характера.
Как и в предыдущих годах в 2023 г. наибольшее количество запросов этих категорий поступило от территориальных органов Социального фонда России с целью оказания содействия гражданам в истребовании сведений о стаже работы и заработной плате, о реорганизации учреждений, предприятий, организаций Шелаболихинского района. В результате таких изменений в регламентах работы с гражданами предпенсионного и пенсионного возраста в течение нескольких лет наблюдаются положительные тенденции – отсутствие у граждан необходимости лично обращаться в архивный отдел, ожидать своей очереди, испытывать трудности в оформлении и изложении существа запросов.
Так, в течение 2023 г. работниками архивного отдела проведено только 23 устных консультации при личном обращении граждан, в результате было оформлено 7 письменных обращений граждан.
С целью предотвращения повторных обращений, а главное с целью получения необходимых заявителю положительных результатов при использовании им архивных справок, копий, выписок, заведующий архивным отделом большое внимание уделяет контролю качества исполнения запросов: проводится тщательный анализ и проверка всех подготовленных по запросам ответов; изучается состав документов всех архивных фондов (их в архивном отделе 86) на наличие сведений, требуемых в запросе; при необходимости архивные справки дополняются архивными копиями. В результате в течение 2024 г. из архивохранилищ архивного отдела для архивных работ, в том числе по подготовке ответов по запросам, выдано 8248 дел.
В течение нескольких лет работниками архивной отрасли отмечается тенденция на увеличение количества генеалогических запросов граждан. Составление родословных и семейных историй становится все более популярным занятием у граждан разных возрастов. В архивный отдел за отчетный год поступило 17 запросов данной категории (для сравнения – по 2 запроса в 2016, 2017 гг., 18 запросов в 2018 г., 8 – в 2019 г., 20 – в 2020 г., 27 – в 2021 г., 18 – в 2022 г.).
Еще одной значимой формой использования документов архива является предоставление документов пользователям в читальный зал для исследовательской работы. В 2023 г. архивным отделом было зарегистрировано 11 пользователей, ими было осуществлено 32 посещения архивного отдела. В течение года пользователям выдано 486 дел (в том числе 11 фотографий) для самостоятельных исследований.
Значимым событием прошлого года можно считать посещение архивного отдела группой научных сотрудников Калмыцкого научного центра Российской академии наук (г. Элиста), их целью являлось изучение документов Архивного фонда Алтайского края и других архивных документов и сбор ретроспективной информации о калмыцком народе, проживавшем в нашем крае в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и в послевоенный период (были изучены архивные документы за 1943-1958 годы, хранящиеся в отделе).
В результате работы пользователей по материалам архивных фондов архивного отдела каждый год печатаются статьи в районной газете «Знамя Советов» (в 2023 г. опубликовано 4 статьи), нередко издаются книги по истории сел Шелаболихинского района (имеется более 5 изданий на текущую дату).
Перед руководством архивной отрасли также стоит задача по увеличению объемов такой формы использования документов архива, как проведение информационных мероприятий в научных и культурно-просветительных целях.
Таким образом, в отчетном году архивным отделом по материалам архивных фондов была подготовлена и размещена на официальном сайте Администрации района виртуальная выставка архивных документов на тему «Из истории развития библиотечного дела в Шелаболихинском районе» (11 электронных образов архивных документов), подготовлено и опубликовано в газете «Знамя Советов» 2 статьи.
В связи с обращением в отдел работника МАУ «Редакция газеты «Знамя Советов» работниками архивного отдела была осуществлена подборка архивных документов о жителях Шелаболихинского района, участвовавших в обороне Москвы в Великую Отечественную войну 1941-1945 годов.
По документам архивного фонда № Р-12 «Органы представительной и исполнительной власти Кучукского сельсовета Шелаболихинского района Алтайского края» – похозяйственные книги с. Батурово за 1928-1929 годы – работниками архивного отдела были составлены списки детей войны (с 22.06.1928 по 03.09.1945 г.р.) по с. Батурово Шелаболихинского района Алтайского края. Данный материал представлен в рабочую группу по подготовке к печати книги В.А. Гостеева (краевед) о детях войны Шелаболихинского района.
В результате взаимодействия архивного отдела с учреждениями, организациями, предприятиями, находящимися на территории района (далее – организации), по вопросам архивной отрасли происходит формирование Архивного фонда Российской Федерации (комплектование).
На 01.01.2024 в списке организаций – источников комплектования архивного отдела числится 29 организаций.
В 2023 г. для организаций – источников комплектования архивного отдела заведующим архивным отделом проведено 2 семинара по вопросам архивной отрасли.
Также в течение всего года специалистам данных организаций оказывалась методическая и практическая помощь в упорядочении их документов, с этой целью осуществлено 22 выхода работников архивного отдела в организации, также было проведено более 30 устных консультаций (по телефону либо при личном обращении), во многих случаях предоставлен методический материал.
В итоге за 2023 г. составлены, утверждены ЭПМК Министерства культуры Алтайского края и согласованы архивным отделом описи на 296 дел постоянного и долговременного хранения (по личному составу) (одна из форм учета архивных документов).
За отчетный год на вечное хранение в архивный отдел от организаций – источников комплектования архивного отдела поступило 180 дел (в том числе 10 фотографий на фотобумаге, 1 дело на электронном носителе, содержащее 58 фотографий – цифровых файлов), для всех дел обеспечены условия хранения, соответствующие требованиям архивного законодательства (сделаны записи о поступлении в учетных документах, дела помещены в архивные короба и на металлические стеллажи, к ним ограничен доступ солнечного света и т.д.).
Документы ликвидирующихся организаций, в том числе не являющихся источниками комплектования архивного отдела, в течение прошлого года на хранение в архивный отдел не поступали.
В результате на 01.01.2024 в архивном отделе хранится 19546 единиц хранения, в том числе управленческая и научно-техническая документация (15389), документы личного происхождения (189) и по личному составу (3175), фотодокументы (793).
Необходимо отметить, что одной из особенностей современного развития архивной отрасли, в том числе и в Шелаболихинском районе, является проведение работ по оцифровке архивных дел и описей дел, по формированию электронного комплекса архивных документов.
В архивном отделе с 2013 г. велись работы по оцифровке описей дел. На 01.01.2023 все имеющиеся в архивном отделе описи были отсканированы и в течение 2023 г. данный вид работы осуществлялся в отношении вновь поступивших описей (отсканировано 199 листов описей дел, по которым был проведен прием документов на хранение в архивный отдел).
Также в 2023 г. была продолжена работа по оцифровке архивных дел (начало было положено в 2022 г.).
Работа велась по документам архивного фонда № Р-40 «Синявский Дмитрий Петрович – Заслуженный учитель школы РСФСР Шелаболихинского района Алтайского края, с. Шелаболиха».
Количество оцифрованных образов (листов) архивных документов за 2023 г. составило: 602 файла. Количество оцифрованных архивных дел за 2023 г. составило: 20.
Ежегодно в архивном отделе ведутся работы по заполнению программного комплекса «Архивный фонд» (автоматизированная система учета), так на 01.01.2024 количество внесенных в программный комплекс заголовков (по описям) архивных дел составляет 11990 (1075 – внесено за 2023 г.), это 63,94% от общего количества архивных дел, находящихся в архивном отделе.
С целью обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, в 2023 г. Администрацией района были проведены меры по улучшению материальной базы архивного отдела: проведен капитальный ремонт крыши здания, в котором размещен отдел (ремонтные работы были направлены на предупреждение чрезвычайной ситуации, вызванной разрушением крыши нежилого здания в период прохождения ураганного ветра 19 ноября 2023 года).
Также было приобретено 4 офисных стула в рабочий кабинет для сотрудников и посетителей отдела.
Заведующий архивным отделом управления Делами Администрации района О.А. Секачева